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最近メールを、ほんとにデタラメで送ってくる方がチラホラ。学校ではメールなんて教えないし、若い人はLINE、だったり、facebookのメッセンジャーだったりで、メールのことを、よくご存じないようです。送信したり返信したりする際、下記に書くことが、最良とはいいませんが、最低限だとは思います。

メール基本は、相手に読みやすく、分かり易く、ということです。
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・タイトルは全体内容が分かるものに
山ほど来るメールに「例の件で」とか「お世話になりました」とかでは、迷惑メールしか見えません。新聞や週刊誌の見出しのように、パッと目を引くタイトルでお願いしたいです。ただ、相手次第では、タイトルを指定してある所があります。その際は、タイトルのあとに(社名)とか、入れておくと、相手がメールを整理する際、便利です。

・機種依存文字は使ってはいけない
普通にでるから、使っている方もありますが、下記はwindows固有のものです。スマホ、Mac、Linaxでは、文字バケになります。最悪は相手のマシンが止まる可能性もあります。下記以外にも、半角カナは、HPやメールでも使っては行けません。詳しくは→ここで
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・返信の"Re:"は消さない
一般的なメールソフトで返信する際は、自動的にタイトル頭に"Re:"が付きますが、それをわざわざ消してタイトルを変更されてくる方があります。変更されると、別のメールとして受け取りますから困ってしまいます。詳しくは→ここで

・引用は必要最低限に
これは結構できてない方が多い。
引用は">"の後にしますが、必要最低限にします。
間違え易い箇所、相手が重きを置いているところ、質問箇所等です。

・一行目に相手名を、二行目に自分を名乗る
一行目に相手の社名・役職・名前を入れておく。
礼儀でもありますが、これは、迷惑メールに紛れこんでも探し易くする為でもあります。

私は、Gmailでみる場合(すべてのメール統合してます)、
まず、迷惑メールに紛れ込んだものを、検索してます。
社名とか名前を、書き込んである場合は、とりこぼしが防げます。

・本文は、3行程度で、空白行を1行設ける
これは、相手が読みやすくする為です。
本のように何行も詰めて書かれると、読む気さえ失います。

・届いたメールの元のメッセージは、末尾に全文付けておく
これは、相手がPCだけでなく、移動先でスマホだったり、また、他のPCでみる場合もあるので、前の話はどうだったかな?と参照するのに便利なようにです。

なお、文章は1行あたり50文字として1000行あっても、50Kほどにしかなりません、写真は1枚でも、3000K(3M)程度ですから、1000行あってもネット回線負荷や、相手のハードディスクの占有率をあまり考えなくてもいいです。

私の場合は、
"----------------------- Original Message -------------------"として、
この下に、添えます。

・写真や添付ファイルは5M以内です
これは、プロバイダー次第では、容量の小さい所があるので要注意です。エラーで届かないです。写真はリサイズ(サイズダウン)するか、それができない動画データやファイルを送る場合は、GigaFile(ギガファイル)便をお薦めします→ここ

・署名は必須
新規には、特に必須。
社名、名前、メルアドは最低でも書いておくと、そのメールをパッ見ただけで、誰からだったか知ることができます。なお、返信の際は、省略してもOK。

・メールは必ず届くとは限らない
これはインターネットの性格上もあるがメールが消滅したり、相手の迷惑メールになることもあり得ます。
大切なことを伝えたいなら、メールしたのち、メールしたことを電話をした方がいいです。

・メールもらったら、返信する
必ず届くとは限らないので、相手に、確かに届いたということを記すために
一行でも、数文字でも、返信した方が、相手は安心します。

・メールはどこでもみれる体制を
Gmailに統合しておけば、PCでも、スマホでも、どこからでも送受信可能となります。

なお、私の思い違い、勘違いがありましたら、ご指摘いただけましたら幸いです。